شرکت‌های اجاره خودرو در ترکیه پس از انتشار آیین‌نامه اجاره وسایل نقلیه موتوری زمینی در تاریخ ۱۵ اوت ۲۰۲۶ در روزنامه رسمی ترکیه، با تحول مقرراتی مهمی روبه‌رو هستند. اجرای عمومی این آیین‌نامه از ۱ ژانویه ۲۰۲۷ آغاز خواهد شد. اهمیت این آیین‌نامه در آن است که اجاره خودرو را صرفاً یک خدمت تجاری عمومی تلقی نمی‌کند، بلکه چارچوب ویژه‌ای برای آن در نظر می‌گیرد که سند صلاحیت، معیارهای ناوگان، شرایط خودروها، قراردادها، ودیعه و پلتفرم‌های الکترونیکی را دربر می‌گیرد.

برای صاحب شرکت اجاره خودرو، پرسش دیگر فقط این نیست که آیا شرکتی ثبت‌شده دارد؛ بلکه باید بررسی کند: آیا فعالیت اجاره خودرو در سوابق رسمی درج شده است؟ آیا سند صلاحیت دارد؟ آیا ناوگان از نظر تعداد، سن و کارکرد خودروها مطابق مقررات است؟ و آیا قراردادها، نظام ودیعه و آگهی‌های شرکت با قواعد جدید تطابق دارند؟

نخست: دامنه آیین‌نامه چیست؟

این آیین‌نامه فعالیت اجاره وسایل نقلیه موتوری زمینی را هنگامی هدف قرار می‌دهد که خدمت به مصرف‌کنندگان ارائه شود و تمرکز آن بر اجاره کوتاه‌مدت است. آیین‌نامه، اجاره کوتاه‌مدت را اجاره‌ای تعریف می‌کند که برای یک مشتری، چه در یک نوبت و چه در دوره‌های پیوسته، از ۲۹ روز بیشتر نباشد.

در مقابل، برخی موارد از دامنه آیین‌نامه خارج هستند؛ از جمله اجاره بلندمدت، اجاره در شرایطی که مستأجر مصرف‌کننده نباشد، خدمات اجاره اشتراکی و اجاره خودروهای کمپینگ. بنابراین هر شرکت نباید صرفاً به عنوان کلی فعالیت خود اکتفا کند، بلکه باید نوع قراردادهایی را که عملاً ارائه می‌دهد بررسی کند: آیا اجاره گردشگری کوتاه‌مدت است؟ اجاره به شرکت‌هاست؟ اجاره بلندمدت است؟ یا مدلی ترکیبی دارد؟

این تعیین اهمیت دارد، زیرا تعهدات عملی ممکن است با توجه به ماهیت خدمت متفاوت باشند. بهتر است این بررسی پیش از تاریخ اجرا انجام شود تا فرایندهای شرکت بر طبقه‌بندی نادرستی بنا نشوند.

دوم: سند صلاحیت به محور اصلی فعالیت تبدیل شده است

طبق آیین‌نامه، انجام تجاری فعالیت اجاره خودرو بدون سند صلاحیت مجاز نیست. این سند برای هر واحد به‌صورت جداگانه صادر می‌شود و قابل انتقال نیست.

از شرایط اساسی دریافت آن این است که شرکت یا واحد تجاری دارای ثبت مالیاتی باشد، نزد اتاق یا نهاد حرفه‌ای مربوط ثبت شده باشد و فعالیت اجاره خودرو در موضوعات فعالیتِ ثبت مالیاتی و سوابق اتاق درج شده باشد. آیین‌نامه همچنین شرایطی را برای مسئول فعالیت اجاره تعیین می‌کند؛ از جمله رسیدن به سن قانونی، داشتن مدرک تحصیلی لازم، نداشتن برخی موانع مشخص برای انجام فعالیت و دریافت گواهی صلاحیت حرفه‌ای مرتبط.

برای شرکت‌های خارجی یا شرکت‌هایی که سرمایه‌گذاران عرب در ترکیه تأسیس کرده‌اند، صرف وجود یک شرکت فعال کافی نیست؛ به‌ویژه اگر فعالیت اجاره خودرو به‌درستی در سوابق رسمی اضافه نشده باشد. بنابراین ممکن است شرکت پیش از درخواست سند، نیازمند بازبینی اساسنامه یا قرارداد تأسیس، ثبت تجاری، ثبت مالیاتی و عضویت اتاق باشد. اگر شرکت همچنان در مرحله راه‌اندازی قرار دارد یا به اصلاح موضوع فعالیت نیاز دارد، می‌توان بررسی ساختار آن را از طریق خدمت تأسیس شرکت در ترکیه آغاز کرد.

سوم: حداقل تعداد خودرو به معنای محدودکردن تعداد شرکت‌ها در هر شهر نیست

یکی از موضوعاتی که در بازار موجب ابهام شده این است که مقررات، تعداد مجازی برای شرکت‌های اجاره خودرو در هر شهر تعیین نمی‌کند. شرط تأییدشده به تعداد خودروهایی مربوط است که شرکت باید مالک آنها باشد یا در ناوگان خود قرار دهد و این تعداد بر اساس محل فعالیت متفاوت است.

اگر شرکت در استانی دارای شهرداری کلان‌شهر و در شهرستانی با جمعیت بیش از ۳۰ هزار نفر فعالیت کند، باید ناوگانی با حداقل ۱۰ خودرو داشته باشد که دست‌کم ۵ خودرو به نام شرکت ثبت شده باشند. تأمین بقیه خودروها از طریق اجاره امکان‌پذیر است. در این حالت، ناوگان باید دست‌کم شامل دو خودروی هیبریدی یا تمام‌برقی نیز باشد که یکی از آنها در ترکیه تولید شده باشد.

اما در شهرستان‌هایی که جمعیت آنها از ۳۰ هزار نفر بیشتر نیست و همچنین در استان‌هایی که شهرداری آنها کلان‌شهر محسوب نمی‌شود، شرکت باید دست‌کم ۵ خودرو داشته باشد که حداقل دو خودرو به نام شرکت ثبت شده باشند. تأمین بقیه خودروها از طریق اجاره امکان‌پذیر است.

نکته عملی این است که محل شعبه یا مرکز فعالیت می‌تواند بر حداقل تعداد ناوگان اثر بگذارد. همچنین شرایط هر شعبه باید به‌صورت مستقل بررسی شود، زیرا آیین‌نامه اشاره می‌کند که شرط حداقل تعداد خودرو باید متناسب با وضعیت هر شعبه رعایت شود.

چهارم: سن، کارکرد و وضعیت خودرو

آیین‌نامه شرایط روشنی برای خودروهای قابل اجاره تعیین می‌کند. به‌استثنای خودروهای کلاسیک، سن خودرو بر اساس سال مدل نباید بیش از ۶ سال باشد. همچنین اجاره خودروهای برقی با کارکرد بیش از ۳۰۰ هزار کیلومتر و سایر خودروها با کارکرد بیش از ۱۸۰ هزار کیلومتر مجاز نیست.

الزامات تنها به سن و کارکرد محدود نمی‌شوند. خودرو نباید دارای سابقه خسارت سنگین باشد، معاینه دوره‌ای آن باید اعتبار داشته باشد و بیمه اجباری مسئولیت مالی نیز برای آن برقرار باشد. همچنین اجاره خودروهایی که سرویس دوره‌ای آنها در موعد مقرر انجام نشده است ممنوع خواهد بود.

این موضوع به آن معناست که مدیریت ناوگان به بخشی اساسی از انطباق قانونی تبدیل خواهد شد. دیگر نمی‌توان سوابق سرویس، معاینه، بیمه و کارکرد را فقط پرونده‌های عملیاتی داخلی دانست؛ زیرا این موارد می‌توانند بر صلاحیت خودرو برای اجاره و همچنین صلاحیت شرکت برای دریافت یا حفظ سند صلاحیت اثر بگذارند.

پنجم: قراردادها، ودیعه و حمایت از مشتری

آیین‌نامه رابطه قراردادی با مشتری را با جزئیات بیشتری تنظیم می‌کند. پیش از تحویل خودرو باید قرارداد اجاره کتبی یا الکترونیکی منعقد شود. قرارداد باید شامل اطلاعات شرکت، مشخصات مستأجر و رانندگان اضافی، اطلاعات خودرو، مدت اجاره، وضعیت سوخت یا انرژی، کارکرد، خدمات رایگان و غیررایگان، شرایط بیمه، ودیعه، جریمه‌ها، هزینه‌های اضافی و موارد مسئولیت در قبال خسارت باشد.

آیین‌نامه برای ودیعه نیز محدودیت‌هایی تعیین کرده است. در اجاره‌هایی که از ۶ روز بیشتر نیستند، می‌توان حداکثر معادل اجاره ۳ روز ودیعه دریافت کرد. در اجاره‌های ۷ تا ۲۹ روزه یا اجاره‌های هفتگی نیز ودیعه نباید از معادل اجاره ۷ روز بیشتر باشد. فرایند بازپرداخت ودیعه باید پس از بازگرداندن خودرو یا لغو رزرو، در مهلت تعیین‌شده و مطابق موارد مقرر تکمیل شود.

از دیگر نکات مهم این است که فرسودگی طبیعی ناشی از استفاده متعارف نباید به مشتری تحمیل شود و شرکت نمی‌تواند به این دلیل مبلغی از ودیعه کسر کند. آیین‌نامه همچنین بر مستندسازی تحویل و بازپس‌گیری خودرو و مسئولیت شرکت برای فراهم‌کردن یک کانال ارتباطی دائمی در موارد خرابی یا خسارت تأکید دارد.

ششم: پلتفرم‌ها و آگهی‌ها نیز تحت نظارت قرار می‌گیرند

آیین‌نامه فقط به خود شرکت اجاره خودرو محدود نمی‌شود، بلکه پلتفرم‌های تبلیغاتی و واسطه‌گری الکترونیکی را نیز دربر می‌گیرد. پلتفرم‌ها باید پیش از پذیرش عضویت شرکت اجاره خودرو یا انتشار آگهی‌های آن، سند صلاحیت را بررسی کنند. همچنین باید اطلاعات مشخصی در آگهی نمایش داده شود و حق شرکت برای تبلیغ خودرو نیز مورد بررسی قرار گیرد.

این تحول برای شرکت‌های اجاره‌ای که برای جذب مشتری به وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌ها متکی هستند اهمیت دارد. فعال‌بودن یک آگهی دیگر صرفاً موضوعی بازاریابی نیست، بلکه به انطباق مجوز، اطلاعات خودرو و فعالیت شرکت مرتبط می‌شود. بنابراین قراردادهای موجود با پلتفرم‌ها باید پیش از پایان مهلت‌های انتقالی بررسی شوند و شرکت باید اطمینان یابد اطلاعات ارسال‌شده به پلتفرم‌ها با اطلاعات واقعی آن مطابقت دارد.

هفتم: مهلت‌های انتقالی مهم برای شرکت‌های فعال

اجرای آیین‌نامه از ۱ ژانویه ۲۰۲۷ آغاز می‌شود. شرکت‌هایی که هنگام لازم‌الاجراشدن آیین‌نامه فعال هستند و خدمات اجاره خودرو ارائه می‌دهند، برای ادامه فعالیت باید تا ۱ ژوئیه ۲۰۲۷ سند صلاحیت دریافت کنند.

برای شرایط مربوط به حداقل تعداد خودروها و همچنین سن و کارکرد خودرو، مهلت انتقالی طولانی‌تری برای شرکت‌های موجود در نظر گرفته شده است. در صورتی که شرکت شرایط بهره‌مندی از دوره انتقالی را داشته باشد، این الزامات تا ۱ ژانویه ۲۰۲۸ درباره آن اجرا نمی‌شوند. برای پلتفرم‌ها و قراردادهای موجود آنها نیز مهلت‌های ویژه‌ای تعیین شده است.

این مهلت‌ها به معنای به‌تعویق‌انداختن برنامه‌ریزی نیستند. شرکتی که ناوگان قدیمی یا تعداد ناکافی خودرو دارد، باید پیش از پایان مهلت یک برنامه مالی و عملیاتی تدوین کند؛ زیرا خرید خودرو، اصلاح منابع تأمین مالی یا افزودن خودروهای هیبریدی و برقی معمولاً در چند روز انجام نمی‌شود.

هشتم: صاحب شرکت اجاره خودرو اکنون چه اقدامی انجام دهد؟

بهترین شیوه برخورد با آیین‌نامه، تبدیل آن به یک فهرست عملی انطباق است:

• نوع خدمات اجاره خود را بررسی کنید: کوتاه‌مدت، بلندمدت، ویژه مصرف‌کنندگان یا ویژه شرکت‌ها.
• مطمئن شوید فعالیت اجاره خودرو در ثبت مالیاتی و سوابق اتاق درج شده است.
• محل فعالیت و شعب را بررسی کنید، زیرا حداقل تعداد ناوگان تحت تأثیر محل فعالیت قرار می‌گیرد.
• تعداد خودروهای ثبت‌شده به نام شرکت و خودروهای تأمین‌شده از طریق اجاره را بررسی کنید.
• برای هر خودرو جدولی شامل سال مدل، کارکرد، نوع انرژی، بیمه، معاینه، سرویس و وضعیت خسارت تهیه کنید.
• الگوهای قرارداد، فرم‌های تحویل و بازپس‌گیری، سیاست ودیعه و سیاست لغو رزرو را به‌روزرسانی کنید.
• آگهی‌ها و پلتفرم‌هایی را که با آنها همکاری دارید بررسی کرده و از تطابق اطلاعات آنها با داده‌های شرکت مطمئن شوید.
• پیش از هر تغییری در فعالیت، ناوگان یا شعب، با حسابدار رسمی هماهنگ کنید؛ زیرا تغییرات اداری ممکن است پیامدهای مالیاتی و حسابداری داشته باشند.

برخورداری از حسابداری قانونی ماهانه و دقیق برای شرکت‌های اجاره خودرو اهمیت بیشتری یافته است؛ زیرا اطلاعات فعالیت، فاکتورها، قراردادها و هزینه‌های سرویس، بیمه و تأمین مالی باید منظم و قابل رسیدگی باشند. برای آشنایی بیشتر با اهمیت این موضوع می‌توانید مقاله اهمیت تعیین حسابدار رسمی برای مدیریت تعهدات مالیاتی در ترکیه را مطالعه کنید.

جمع‌بندی برای صاحبان شرکت‌های اجاره خودرو

آیین‌نامه جدید فقط با هدف ایجاد محدودیت در بازار تدوین نشده است، بلکه فعالیت اجاره خودرو را به سطح بالاتری از نظم مقرراتی منتقل می‌کند: سند صلاحیت، ناوگان منطبق، خودروهایی با سن و کارکرد مشخص، قراردادهای روشن و ودیعه کنترل‌شده، همراه با نظارت بر پلتفرم‌ها و آگهی‌ها.

اگر در ترکیه مالک شرکت اجاره خودرو هستید، اقدام درست در شرایط فعلی این است که پیش از پایان مهلت‌های انتقالی وضعیت خود را بررسی کنید: آیا شرکت شما شرایط دریافت سند صلاحیت را دارد؟ آیا ناوگان شما منطبق است؟ آیا به اصلاح فعالیت یا وضعیت شعبه نیاز دارید؟ و آیا قراردادها و نظام حسابداری شما از الزامات انطباق پشتیبانی می‌کنند؟

دیوان مشاوره به شما کمک می‌کند وضعیت شرکت خود را از نظر تأسیس، موضوع فعالیت، ثبت‌ها و حسابداری قانونی ماهانه بررسی کنید تا با برنامه‌ای روشن وارد مرحله جدید شوید.

همین حالا درخواست مشاوره خود را ثبت کنید تا وضعیت شرکت شما ارزیابی و مسیر مناسب انطباق پیش از آغاز اجرای کامل آماده شود.